Wissensmanagement im Büro einer Pfarrei

Im Rahmen meiner Ausbildung zum kirchlichen Organisationsentwickler entstand die Theorie-Praxis-Arbeit zum Thema „Wissensmanagement im Büro einer Pfarrei“. Die Einleitung der Arbeit lesen Sie weiter unten. Die gesamte Arbeit steht als PDF Datei zum Download zur Verfügung

Einleitung

Anstoß für diese Arbeit waren verschiedene Beobachtungen/ Erfahrungen, die ich in meiner
Einsatzpfarrei in den letzten 2 Jahren gemacht habe:

  • Im Rahmen eines Fusionsprozesses wurden sehr kurzfristig zwei ehemals autonome Pfarrbüros zu einem Zentral-Büro zusammengelegt. Zwei unterschiedliche Traditionen und Arbeitsweisen kamen zusammen. Abläufe mussten neu Überdacht, Zuständigkeiten neu geregelt werden. Eine neue Arbeitskultur musste eingeübt werden. Ein gemeinsames Organisations- und Ablagesystem musste gefunden werden.
  • Erschwerend kam hinzu, dass in dieser Zeit mehrmals ein Teil des Personals wechselte. Das machte es schwer neue Routinen zu etablieren. Durch das Ausscheiden einer langen Mitarbeiterin ging dem Büro wesentliches „Wissen“ über Abläufe und Traditionen einer der beiden ehemals eigenständigen Pfarreien verloren.
  • Im Büroalltag wiederholten sich immer wieder dieselben Fehler bzw. es kam immer
    wieder zu ähnlichen Problemen:
    _Terminkollisionen und Doppelbelegung von Räumen.
    _ Fehlerhafte Adressverwaltung (Eine Mitarbeiterliste weißt immer wieder Fehler auf. Wichtige Mitarbeiter wurden zu Veranstaltungen nicht eingeladen)
  • Wichtige Informationen sind selbst bei engen Mitarbeiter/-innen der Pfarrei nicht bekannt.

Allen beteiligten Mitarbeitern, ehrenamtlichen wie hauptamtlichen, war klar, dass hier „etwas“ im Argen liegt. Andererseits war aber auch zu beobachten, dass sowohl mein Chef als auch die Mitarbeiter im Büro nur schwer einen Pack-an bekamen, um die Situation im Büro zu verbessern. All diese Beobachtung machten mir Lust, mich intensiver mit der Frage auseinander zu setzen, wie sich Wissen innerhalb einer Organisation besser nutzen bzw.
managen lässt.

In der Auseinandersetzung mit dem Thema Wissensmanagement wurde mir schnell klar, dass eine umfassende Darstellung von Wissensmanagement Konzepten den Rahmen dieser Arbeit sprengen würde. Zu umfassend und vielfältig ist die aktuelle Diskussion. Denn parallel zu den stark gewachsenen Möglichkeiten der Informationstechnologie ist Wissensmanegment in denletzten Jahren zu einer Managementaufgabe geworden, die zunehmend an Bedeutung gewonnen hat. Dabei wurde „Wissen“ neben den klassischen Produktivfaktoren (Land,
Kapital und Arbeit) als wichtige Ressource im Wertschöpfungsprozess identifiziert, die zum Wettbewerbsvorteil gegenüber konkurrierenden Organisation werden kann. Insbesondere moderne Dienstleistungsunternehmen können sich Standortvorteile durch ein effizientes Wissensmangement sichern. (vgl. Willke 2007, S. 20)

Im Rahmen dieser Arbeit werde ich zunächst einige Begriffe klären, die für einen differenzierteren Zugang zum Thema Wissensmanagement wichtig sind. Daran anschließend möchte ich mithilfe des Wissenskreislaufes in einer Organisation ein systemisches Konzept von Wissensmanagement kurz skizzieren. Nach einer kurzen Einführung in das Vier-Sphärenmodells von Romhardt, möchte ich dann auf dessen Folie zu einer Analyse der Situation in unserem Pfarrbüro kommen und Möglichkeiten aufzuzeigen, wie das Wissensmanagement im Pfarrbüro (und damit in der gesamten Pfarrei) optimiert werden konnte bzw. werden kann.

Wissensmangement im Büro einer Pfarrei